1. Acerca de esta guía
Esta guía tiene dos finalidades: en primer lugar, la guía proporciona a las FN una comprensión de la obtención y el uso de datos por parte de WEC. Dado que las NF son la principal fuente de datos de la industria a efectos de informes estadísticos de WEC, este primer punto es crucial. Valida la cooperación entre WEC y sus miembros en NF en relación con los esfuerzos de obtención de datos e informa a las NF sobre lo que WEC requiere de ellos para ser eficaz. En segundo lugar, la guía proporciona a las NF ejemplos concretos de los retos a los que se enfrentan los miembros de las NF de WEC en el ámbito de la obtención de datos, al tiempo que ofrece soluciones a dichos retos.
Estos ejemplos de retos y soluciones han sido recopilados por la OE de WEC a través de consultas directas con las NF miembros de WEC. Dos talleres, celebrados en 2019, que giraron en torno a la obtención de datos en el sector de los servicios de empleo privados por parte de las NF sirvieron de medio para: a) obtener estos estudios de caso con el objetivo de redactar esta guía, y b) que los miembros de las FN de WEC entablaran un diálogo sobre cuestiones relativas a la obtención de datos y compartieran entre sí las mejores prácticas.
Por ello, se anima a todos los miembros de WEC y de WEC LATAM a consultar esta guía de obtención de datos y a pedir asesoramiento a los miembros de la Comisión de Asuntos Económicos y a la Oficina Central.
2. La importancia de la obtención de datos sobre el sector del empleo privado
Para WEC, WEC LATAM y sus miembros, que se relacionan con políticos nacionales e internacionales, es fundamental poder ofrecer estadísticas de calidad sobre el sector de los servicios privados de empleo. Denota la profesionalidad, legitimidad y credibilidad de nuestro sector. ¿Quién mejor para proporcionar estadísticas sobre el sector de servicios privados de empleo que las Federaciones/Asociaciones Nacionales?
Dado que el sector de servicios de empleo privado, y en particular el trabajo a través de agencias es objeto de frecuentes ataques, resulta especialmente necesario ser un conductor de conocimientos y tener la capacidad de aportar hechos en un debate a veces cargado de emociones. Los hechos y las pruebas ayudan a refutar los ataques contra la industria mediante la presentación de argumentos contrarios.
Existen varios tipos de estadísticas que pueden recopilarse sobre la industria y, por tanto, varias formas de utilizarlas. Unos buenos datos sobre el tamaño de la industria, como la tasa de rotación en la industria o el número de trabajadores demuestran profesionalidad y credibilidad ante las partes interesadas. También pueden usarse para aportar objetividad a los debates con las partes interesadas y los sindicatos, como para abstenerse de dramatizar en exceso el impacto de la industria y los mercados laborales. Los buenos datos sobre los aspectos sociales de nuestra industria, como las características de los trabajadores o las transiciones, sirven de apoyo a las actividades de asuntos públicos y promocionales y pueden usarse para contrarrestar posibles ataques a la industria al mostrar el valor que se crea en la industria para personas y sociedades. Dado que es difícil encontrar datos fiables sobre el sector de los servicios de empleo privados, la propiedad de estos también puede aumentar la visibilidad de la asociación, ya que los medios de comunicación se pondrán en contacto con el propietario de los datos.
La Confederación Mundial de Empleadores usa ambos tipos de datos para estos fines en la forma del Informe Económico y el Informe de Impacto Social.
La adecuada obtención de datos es una inversión que merece la pena, ya que ofrece una mejor imagen ante las partes interesadas y el público, una mayor capacidad de presión contra la regulación restrictiva y la posibilidad de que empresas afiliadas orienten sus decisiones estratégicas en función de información de mercado basada en hechos. En efecto, esto ayuda a impulsar el desarrollo y el crecimiento empresarial.
Ventajas de la obtención de datos de la industria por partes interesadas
• Empresas participantes: Herramienta de vigilancia del mercado
• Federación nacional (y WEC): Promoción y relaciones públicas
• Agencias de estadística: Índices nacionales para la Oficina Nacional de Estadística
• Investigadores: Datos para investigadores, científicos y comités de expertos
• Medios de comunicación: Material periodístico
3. Los desafíos en la obtención de datos
La obtención de datos nunca es perfecta y siempre puede mejorarse. En general, la creación de una buena estructura de obtención de datos requiere de tiempo y recursos, y en el camino pueden surgir otros retos. Se ha determinado que los miembros de las NF de WEC se enfrentan a retos comunes, como puede verse en los resultados de la siguiente encuesta.
A continuación, se exponen los problemas señalados por los miembros de la Federación Nacional de WEC para el Informe NFC, así como otros retos que se identificaron durante dos talleres de obtención de datos de WEC.
Falta de disponibilidad de datos públicos
Existen muchas fuentes de datos que pueden utilizarse, pero la ventaja de los datos públicos es que son gratuitos y neutrales. Por tanto, ofrecen grandes ventajas sobre otras fuentes. Las oficinas nacionales de estadística y las organizaciones internacionales, como la OCDE, la OIT y la Comisión Europea, ofrecen abundantes estadísticas sobre un gran número de temas, y merece la pena investigarlas. Sin embargo, las estadísticas sobre el sector privado de servicios de empleo suelen ser difíciles de encontrar en fuentes públicas. Cuando están disponibles, suelen ser difíciles de comparar debido a las diferencias de metodología.
Falta de recursos para obtener datos
Como ya se ha dicho, la adecuada obtención de datos cuesta tiempo y dinero. Ya sea contratando empleados con los conocimientos necesarios o a terceros para que lleven a cabo la recopilación de datos por nosotros. Aunque hay formas de superar el reto de la falta de recursos, como métodos rentables, la obtención de datos es una inversión importante.
Elegir las definiciones adecuadas
Uno de los primeros pasos más difíciles en el ámbito de la obtención de datos es definir lo que se va a reunir. Definir las variables que se van a obtener es importante para garantizar la comparabilidad de los datos entre distintas fuentes. La complicación surge cuando las fuentes de datos no aplican las mismas definiciones a la hora de compilar sus propios datos, lo que da lugar a problemas cuando se intenta agregar cifras de distintas fuentes.
Bajo índice de respuesta a las encuestas
Las encuestas son una buena manera de obtener datos de la industria cuando no hay fuentes públicas que ofrezcan estadísticas pertinentes. Las federaciones nacionales se encuentran en una posición privilegiada para incorporar a sus miembros a esta búsqueda de conocimientos mediante la obtención y el agregado de datos de los miembros mediante encuestas. Un reto importante y recurrente en la obtención de datos es no obtener suficientes participantes en las encuestas.
Baja representatividad de los datos
Una consecuencia de los bajos índices de respuesta a las encuestas es que los datos obtenidos en las encuestas no representan la totalidad del mercado que se pretende investigar. Este es un reto importante para muchas Federaciones Nacionales en lo que respecta a la obtención de datos. También puede ocurrir que la cuota de mercado agregada de los miembros de las Federaciones Nacionales sea bastante baja en el mercado, lo que complica aún más la obtención de datos representativos, al sólo encuestar a los miembros.
Datos sensibles del mercado
Puesto que los datos solicitados en encuestas a los miembros de las Federaciones Nacionales suelen incluir cifras sensibles del mercado, en particular al tratarse de cifras de facturación, los participantes pueden mostrarse reacios a compartirlos, porque están en competencia directa con los demás participantes en la encuesta. Puede haber poca confianza en que quienes recopilan los datos compartidos los protegen y tratan con la mayor confidencialidad. Ese problema puede traducirse en un bajo índice de respuestas a encuestas y, a su vez, en una baja representatividad de las estadísticas agregadas obtenidas.
Cambios en la membresía
En el caso de federaciones nacionales que obtienen estadísticas de sus miembros de manera periódica y quieren usar los datos para construir una serie temporal que permita identificar las tendencias en la industria a lo largo del tiempo, los cambios en la composición de sus miembros pueden suponer un reto. Para conocer la evolución de la industria mediante la comparación de variables recogidas en dos periodos consecutivos, la fuente de datos del periodo referido debe ser idéntica a la del periodo actual. De lo contrario, como cuando se afilia un nuevo miembro a la Federación y participa en la encuesta o cuando un miembro se da de baja, la comparación a lo largo del tiempo se complica.
Pese a estos desafíos, a los que se enfrentan un número significativo de miembros de WEC, existen maneras de superarlos. En las NF de WEC existen miembros grandes y pequeños que han sido capaces de obtener datos de calidad sobre la industria, pese a las diferencias en los recursos disponibles. En el próximo capítulo vemos posibles soluciones a estos desafíos.
4. Formas de mejorar la obtención de datos
Existen varios métodos para obtener información del mercado. Cada uno presenta distintas ventajas y desventajas. Los miembros de la Federación Nacional de WEC usan una amplia gama de métodos, como se desprende de los siguientes resultados de encuestas.
Investigación documental
Uno de los primeros ejercicios a realizar para conocer los indicadores del mercado y las estadísticas de la industria es la investigación documental. Ello permite tener una idea clara de la información pública disponible, de la que se puede obtener bajo coste y de la que sencillamente no existe. Al obtener esa visión general, uno también descubre nuevas ideas de cómo utilizar la información disponible, incluso cuando no es lo que uno estaba buscando en un principio.
Lo primero a evaluar son las bases de datos de las respectivas oficinas nacionales de estadística para hacer un resumen de las estadísticas que ofrecen, de su calidad y de cómo pueden utilizarse. Los servicios públicos de empleo también ofrecer estadísticas útiles. En caso de no haber haya información disponible, puede resultar beneficioso contactar las instituciones públicas para saber si tienen a mano más información o estadísticas de las que ofrecen sus bases de datos públicas. El uso efectivo de lobbying para obtener estadísticas pertinentes es otra manera de obtener más información de cara al futuro, aunque eso lleva tiempo.
Las instituciones de seguridad social y las autoridades fiscales son otra fuente fiable de datos y conviene investigar su disponibilidad, pues poseen información valiosa sobre trabajadores (como su transición hacia el mercado laboral). El miembro italiano de WEC, Assolavoro, obtiene sus datos de la industria de las autoridades fiscales nacionales. Swissstaffing, miembro suizo de WEC, obtiene datos sobre los trabajadores de agencias del seguro de accidentes laborales.
Otras fuentes pueden ser las bases de datos de las organizaciones internacionales (como OCDE, OIT, la Comisión Europea o el Banco Mundial). Tienen la ventaja de que pueden ofrecer comparaciones entre países. Dado que estas organizaciones obtienen sus datos de las autoridades nacionales, las cuales aplican distintas metodologías, los datos suelen estar estandarizados para mejorar la comparabilidad. Se aconseja siempre revisar las definiciones.
En el anexo de esta guía figura una lista de fuentes de datos, entre las que se incluyen las Oficinas Nacionales de Estadística, las organizaciones internacionales y otras fuentes.
Empezar por lo básico y construir a partir de ahí
Al iniciar los esfuerzos de obtención de datos primarios, conviene empezar por lo básico e ir construyendo a partir de ahí. Si en un país no se dispone de información sobre la industria, se debe empezar por lo más sencillo.
Información básica
Incluye datos económicos, como cifras de facturación, ingresos por ventas de la industria o número de trabajadores contratados durante un periodo de tiempo determinado. La estructura de la industria, como el número de agencias operativas y de empleados internos, también puede considerarse información básica. Por sí mismo, este conjunto de datos ofrece mucha información sobre la industria, en particular cuando se obtiene de manera coherente. WEC ofrece una lista de indicadores con sus definiciones en el Anexo de esta guía, que puede ayudar a las Federaciones Nacionales a elaborar su propia obtención de datos.
Información avanzada
Además de la información básica, se puede obtener más información para reunir otros tipos de datos. Las encuestas sobre trabajadores en agencias ofrecen información importante sobre las características de los trabajadores, como edad, sexo, educación o situación anterior en el mercado laboral. Esta información puede utilizarse eficazmente en los mensajes de asuntos públicos. La información más detallada sobre las empresas afiliadas, como el tamaño o el sector también es información útil de la industria. Puede obtenerse encuestando a las empresas afiliadas. Otra información avanzada que resulta útil en términos de actividades de asuntos públicos es cómo se compara el trabajo de agencia con otras formas de trabajo (como empleo permanente a tiempo completo o trabajo independiente) en términos de condiciones laborales y prestaciones sociales. Las encuestas sobre trabajadores temporales también aportan información sobre las transiciones de los trabajadores en el mercado laboral (como la transición del no empleo al empleo y viceversa), lo que corrobora con hechos el impacto positivo de la industria en los trabajadores.
Planificar
La planificación es importante para implementar un proceso de obtención de datos. En primer lugar, se debe saber qué información se busca y a quién se va a encuestar con este fin. Los participantes en la encuesta pueden ser empresas afiliadas, trabajadores de agencias o empresas clientes.
Si se va a realizar una encuesta entre los afiliados, los participantes deben ser informados sobre el calendario de la encuesta, así como sobre la información que se solicitará. Debe aclararse si los participantes en la encuesta están de acuerdo con las medidas que deben tomarse y, en caso negativo, cuáles son los motivos. Si los miembros no comparten datos con las Federaciones Nacionales, debería investigarse el motivo. ¿No tienen los datos? ¿No pueden recopilarlos? ¿No quieren compartirlos y por qué no?
El primer paso consiste en que la parte encargada de obtener los datos tenga claridad sobre el objetivo del proyecto, como la información a obtener y la forma en que usará. Esto está relacionado con la definición de indicadores. Esta guía ofrece ejemplos útiles sobre indicadores relevantes de la industria y sus definiciones. Staffing Industry Analysts, empresa de consultoría y socio de investigación de WEC, ofrece gratuitamente un léxico completo sobre los términos y definiciones de la industria privada de servicios de empleo.
También puede ser útil recabar información de los participantes en la encuesta sobre cuándo (durante un año o un mes) la mayoría de ellos dispondría de los datos solicitados para compartirlos. Esto permite planificar y programar las encuestas con mayor eficacia.
Otra pregunta importante es si la encuesta es interna (sólo incluye a los miembros de una Federación Nacional) o externa (incluye a empresas ajenas a la base de miembros).
Quienes reúnen los datos también deben determinar si este proceso será periódico o ad hoc. Para entender tendencias de la industria, es fundamental obtener datos de forma periódica.
Metodología
El método con el que se reúnen los datos puede tener un significativo impacto en el resultado. En el caso de encuestas, el resultado es la tasa de respuesta. Recuerde que se puede diseñar la encuesta de manera que facilite su uso y que puede incluir varias opciones. Se ha demostrado que las preguntas breves y sencillas aumentan el índice de respuesta. Por ello, se aconseja redactar una encuesta visual y lingüísticamente sencilla y fácil de entender:
• Evite las redundancias: pregunte sólo lo que esté seguro de que va a necesitar
• El texto del título y de las preguntas: asegúrese que sea claro, sencillo y fácil de responder
• La claridad de los términos: añada definiciones a los términos empleados
• Pruebas: realice pruebas piloto de nuevas encuestas con participantes
En el Anexo de esta guía encontrará una serie de ejemplos de preguntas en encuestas.
La metodología con que se reúnen los datos y lo que se hace con ellos debe ser transparente para los participantes. Ello puede ayudarles a entender mejor la importancia de la iniciativa.
Si se opta por una encuesta basada en cuestionarios para recabar datos sobre la industria entre los miembros, habrá que determinar si se encuesta a todos los miembros, sólo a algunos de ellos o si la encuesta se extenderá más allá de los miembros. En general, se prefieren las encuestas dirigidas a todos los miembros, en vez de sólo a unos pocos. Al enviar encuestas a un número limitado de miembros, conviene disponer de información sobre su cuota de mercado combinada estimada, para poder extrapolar los resultados.
A fin de cuentas, la metodología debe ser lo bastante robusta como para permitir su implementación a lo largo de periodos de tiempo, pero a la vez flexible para dar cabida a nuevos participantes.
Las encuestas basadas en cuestionarios pueden realizarse de varias maneras: a) el cuestionario se envía a los miembros por correo electrónico o plataforma de encuestas (para garantizar la seguridad de los datos mediante encriptación); b) CAWI (entrevista online asistida por ordenador) usando una plataforma web para completar el cuestionario; c) CATI (entrevista telefónica asistida por ordenador) en el que la persona que reúne los datos completa la encuesta para el encuestado a medida que se dictan las respuestas por teléfono; d) CAPI (entrevista personal asistida por ordenador) en la que la persona que reúne los datos completa el cuestionario con las respuestas del encuestado en una entrevista personal.
En el caso de encuestas reducidas y obtención de datos ad hoc, puede bastar un cuestionario enviado por correo electrónico o desde una plataforma de encuestas (como Survey Monkey). Para la obtención de datos más estructurada (como indicadores empresariales) o encuestas más grandes (como encuestas a trabajadores de agencias), puede ser muy valioso contar con un socio externo especializado en la obtención de datos de calidad (como empresas o institutos de encuestas profesionales o recopiladores de datos externos).
Incentivos
Los índices de respuesta bajos pueden mejorarse estableciendo medidas que sirvan de incentivo para los participantes. Está claro que se precisa enviar recordatorios luego de iniciar una encuesta. Dependiendo de la naturaleza de la encuesta y de la plataforma en la que distribuya, los recordatorios pueden automatizarse a través de la plataforma de distribución o enviarse de manera personalizada por correo electrónico. Las llamadas telefónicas a los participantes pueden requerir de tiempo y esfuerzo, pero está demostrado que es el método más eficaz.
El uso de distintos incentivos puede aumentar el índice de respuesta. Uno de los incentivos más eficaces para que los miembros de las federaciones nacionales se comprometan a participar periódicamente en las encuestas de la industria es la capacidad de compararse con el mercado global. Se trata de información valiosa para las empresas y quienes reúnen los datos deberían tenerlo en cuenta. Por ejemplo, si se recogen datos del mercado, como ingresos por ventas, las empresas pueden usarlo para comparar su desempeño con el mercado global. Al ofrecer a los participantes información a cambio, es probable que el índice de respuesta aumente de manera significativa, a diferencia de si no se ofrece la posibilidad de realizar una evaluación comparativa. Por ello, las federaciones nacionales deberían considerar implementar sistemas a través de los cuales los participantes de las encuestas puedan acceder a los resultados y, al mismo tiempo, ver sus propias cifras. El acceso a esa información puede estar condicionado al cumplimiento de la encuesta.
Además de la posibilidad de realizar comparaciones, otros incentivos pueden ser la reducción en las cuotas de membresía bajo la condición de participar en las encuestas, la acreditación de los miembros que lleven a cabo las encuestas o beneficios en especie.
Por otra parte, el uso de amenazas (en el sentido de sticks and carrots, en inglés) también puede resultar eficaz para obtener la información deseada de los miembros. En algunos países, las federaciones nacionales obligan a sus miembros a brindar las estadísticas de mercado necesarias. En efecto, la membresía está condicionada al suministro de esos datos. Los índices de respuesta son elevados gracias a esta práctica (como Polskie HR Forum, miembro de WEC en Polonia y NHOSH, miembro de WEC en Noruega). El aumento de las cuotas de membresía para quienes no completen las encuestas también puede motivar a los participantes.
Aunque el uso de incentivos y amenazas requiere de recursos adicionales de la Federación Nacional, otra manera de lograr altos índices de respuesta es explicando a los miembros el valor de una buena recopilación de datos. Al demostrar cómo se usan los datos para servir a los miembros en actividades de relaciones públicas y abogacía, las Federaciones Nacionales pueden ver las encuestas de la industria como una situación en la que todos salen ganando.
Confidencialidad
Este es un asunto de crucial importancia para los encuestados. Las empresas sólo revelarán su información, como ingresos por ventas, cuando están seguras de la confidencialidad de los datos. Por lo tanto, la transparencia con miembros y participantes es de suma importancia. Conviene aclarar a los miembros cómo se recopilarán los datos, qué se hará con ellos y cómo se almacenarán. ¿Cuáles sistemas y procedimientos existen para salvaguardar los datos que proporcionan los encuestados? Esta información aportará tranquilidad a los miembros y garantizará su constante participación en las iniciativas de obtención de datos.
Por confidencialidad se entiende que los datos de ningún encuestado se compartirán con terceros. En caso contrario, informe siempre a los miembros de antemano. En ningún caso publique cifras individuales, sino de sólo de forma agregada, para que sea imposible deducir las cifras de empresas individuales.
De ser necesario, solicite asistencia a un estudio jurídico especializado en derecho de la competencia para determinar las medidas necesarias para asegurar la confidencialidad. ¡Establezca una política de seguridad y asegúrese de cumplirla! Toda violación a la confidencialidad puede conllevar la pérdida absoluta de participación de los miembros. No olvide cumplir las obligaciones de GDPR.
Depuración de datos
Recuerde que el trabajo no termina luego de obtener los datos de los miembros. Aún queda la depuración de los datos. Es normal que los encuestados cometan errores, de modo que las cifras se deben verificar y validar para asegurar la precisión de toda figura final. De disponer de datos de períodos anteriores, se recomienda compararlos con los actuales. Preste atención a los cambios significativos de un período al siguiente. En caso de grandes discrepancias sin explicación, como debidos a componentes estacionales o fusiones, se debe consultar a la parte que proporcionó la cifra y solicitarle más información pertinente al cambio. Puede deberse a un error, en cuyo caso, la cifra debe corregirse.
Luego de tener suficiente certeza de que las cifras facilitadas son precisas, pueden agregarse. Para obtener estimaciones de todo el mercado, como en términos de ingresos por ventas, se pueden extrapolar los datos agregados en caso de haber una indicación del tamaño de todo el mercado, ya sea en términos de ingresos por ventas o de número de trabajadores u horas trabajadas. De considerarse fiable la información existente sobre el mercado y su estructura, puede deducirse la cuota combinada del mercado de los encuestados. De esa manera, se puede extrapolar los datos a una población más amplia.
Al reunir estadísticas sobre el número de horas trabajadas por empleados de agencias con el fin de determinar tendencias durante varios períodos, se debe realizar un ajuste al número de jornadas laborales. A modo de ejemplo, si el período inicial consta de más jornadas laborables que el siguiente, la comparación directa se vería distorsionada por la diferencia en jornadas laborables. En general, a más corto el periodo, más importante es la corrección.
En caso de cambios en el número de miembros —por ende, en el número de encuestados— entre distintos períodos, se pueden distorsionar las comparaciones entre ambos periodos al agregar las cifras. Para evitarlo, se aconseja excluir las cifras de nuevas empresas en el primer período. De disponer de dos períodos consecutivos de datos de la empresa, pueden incluirse los dos para eliminar ese tipo de distorsión y permitir una comparación directa y la evaluar más precisa de las tendencias del mercado.
Herramientas para obtener datos
Existen muchas distintas herramientas que se usan para obtener datos, con funciones y costes distintos. Las entrevistas, ya sean asistidas por ordenador o no, suelen dar lugar a índices más altos de respuesta, pero al mismo tiempo suelen ser muy costosas.
Otra opción para obtener datos de los miembros son las soluciones semiautomáticas de software. La contratación de un socio externo para gestionar la obtención, validación y notificación de datos de los miembros de una asociación aumenta la credibilidad de los datos publicados. Mediante el uso de esta solución, el socio externo es quien contacta a los encuestados, lo que garantiza la exactitud de la información enviada. Este ejemplo le ha dado buenos resultados a NHOSH, miembro de la Federación Nacional de WEC en Noruega.
Las empresas que reúnen datos de terceros permiten tercerizar la obtención, validación y acumulación de datos reunidos de los miembros. Aunque suponen una importante inversión para quienes reúnen los datos, aportan varias ventajas. De asignarse el proceso a un tercero especializado en la obtención de datos, la confidencialidad se garantiza de manera automática. Quienes reúnen los datos no ven las cifras individuales, sino sólo los datos agregados y procesados por el tercero neutral. Esto aporta tranquilidad a los participantes y genera índices más altos de respuesta. Se debe asegurar que el tercero tenga experiencia y conocimientos pertinentes a las especificaciones de la industria de servicios privados de empleo en el mercado en cuestión con el fin de validar las estadísticas recopiladas. Esto puede requerir contacto estrecho y procesos de consulta entre quienes reúnen los datos y la parte externa. La asociación con partes externas también permite incluir empresas más allá de la base de miembros de una federación nacional si se ofrecen incentivos (como evaluaciones comparativas).
Al obtener datos de un gran número de afiliados, el método más rentable suele ser las encuesta basadas en cuestionarios. Existen varias plataformas de encuestas que permiten a quienes reúnen los datos crear encuestas y enviarlas a los miembros desde la plataforma. La ventaja de estas plataformas es que se pueden programar y enviar de manera automática recordatorios por correo a quienes no respondan. También se pueden anonimizar las respuestas de los encuestados, por lo que tienen la ventaja de ser confidenciales en comparación a cuestionarios basados en Excel. Las plataformas de encuestas también permiten a quienes reúnen los datos resumir, agregar y analizar los datos directamente.
Conviene recordar que la creación y distribución por correo de cuestionarios en hojas de cálculo de Excel no conlleva ningún coste. El inconveniente es que quienes reúnen los datos no tienen control sobre ellos y que, sin duda, se vuelve necesario enviar recordatorios manuales por correo. Sin embargo, permiten minimizar los errores de los encuestados al crear hojas de cálculo que muestran las cifras facilitadas en las anteriores encuestas y los cambios porcentuales resultantes al agregar las cifras de nuevos períodos. Ello permite a los encuestados detectar los errores con mayor facilidad. También se pueden aplicar cifrados de contraseña a los archivos de Excel para garantizar un mayor niveles de seguridad. Esta opción es factible para las asociaciones con menos miembros, pero puede resultar problemática y requerir muchísimo tiempo para las asociaciones con más miembros.
Asociaciones
Si los recursos internos para llevar a cabo investigaciones en la industria son escasos (e incluso si no lo son), buscar y entablar asociaciones puede reportar muchos beneficios. Las instituciones de investigación externas disponen de un amplio conjunto de conocimientos especializados para llevar a cabo proyectos de investigación de calidad, que pueden aprovecharse de existir intereses mutuos entre el posible asociado y la Federación Nacional.
WEC colabora con Staffing Industry Analysts para realizar investigaciones de la industria, lo que ha resultado muy beneficioso para ambas partes. El aspecto clave de esta asociación es el intercambio mutuo de datos. De este modo, WEC recibe datos sobre mercados en los que no podría recabar información pertinente por su cuenta.
Federgon, miembro de la Federación Nacional de WEC en Bélgica, mantiene una asociación con el Banco Nacional de Bélgica. Mediante esta asociación, el Banco Nacional aplica ajustes a los datos de Federgon para eliminar componentes temporales.
NRF, miembro de la Federación Nacional de WEC en Irlanda, colabora con la Oficina Central de Estadísticas de ese país. La Federación recibe datos económicos y sociales detallados sobre los trabajadores temporales en Irlanda en comparación con el conjunto de la población empleada.
También se pueden establecer asociaciones en torno a la obtención de datos con otras Federaciones en el mismo país, en caso de haber más de una, para permitir una cuota de mercado más representativa de los datos obtenidos. Esto es beneficioso cuando los miembros de una Federación tienen una cuota relativamente limitada del mercado en términos de número de trabajadores o de ingresos anuales por ventas en la industria.
5. Casos prácticos de miembros de WEC
5.1 Polskie Forum HR – Polonia
Resumen de la obtención de datos
Polskie Forum HR ha tercerizado el proceso de obtención de datos a una empresa externa (OMNIMODO). Cada empresa miembro debe proporcionar datos de manera periódica (cada trimestre). Los datos se envían directamente a la empresa externa en un archivo de Excel. El resultado es una tasa de respuesta del 100 %. En consecuencia, Polskie Forum HR recibe de la empresa externa todos los datos de forma agregada.
Mediante esta encuesta, Polskie Forum HR recopila datos sobre los siguientes indicadores:
• Facturación total e ingresos por ventas, desglosados por servicio (trabajo de agencia, contratación directa, contratación internacional, desplazamiento de trabajadores y demás)
• Número de empresas y sucursales
• Número de trabajadores fijos internos (en FTE)
• Número de trabajadores de agencia y número de trabajadores en FTE
• Número de empresas clientes
• Número de horas trabajadas por trabajadores en agencias (desglosado por contrato de trabajo, edad y género de los trabajadores, sector)
• Número de colocaciones por contratación directa (desglosado por puesto y sector)
• Otros datos sobre el número y las características de los trabajadores desplazados y contratados internacionalmente
Usos de los datos
• Acceso a datos trimestrales sobre la evolución del mercado
• Política transparente – Polskie Forum HR es el único proveedor de datos del mercado
• Informe anual: datos y mejores prácticas
5.2 NHOSH – Noruega
Resumen de la obtención de datos
NHOSH ha utilizado una herramienta de obtención de datos basada en la web, gestionada por Prognosesenteret, una parte externa imparcial y neutral. Esa parte reúne y valida los datos en una encuesta enviada a todas las empresas miembros. En la fase de preparación, la parte externa registra todas las nuevas empresas, elimina las empresas dadas de baja y crea enlaces al formulario web para enviarlos a los miembros por correo electrónico. No se requiere contraseña, puesto que el sitio web está encriptado.
La plataforma permite la validación automática hasta cierto punto (la cifra de ingresos debe ser superior a 0 si el valor introducido para las horas es superior a 0), así como la validación manual (el sitio web muestra la tasa horaria [ingresos divididos por horas] para indicar posibles errores en la introducción de datos). Las nuevas empresas afiliadas sólo se incluyen en el informe cuando se dispone de dos periodos consecutivos de datos de esas nuevas empresas. El informe final validado se envía a todos los miembros por correo electrónico.
En general, esta opción permite a NHOSH alcanzar una tasa de respuesta superior al 70%. No requiere de mucho tiempo y sólo supone costes razonables.
Este sistema de encuestas permite obtener los siguientes indicadores:
• El total de ingresos por ventas, trimestral (desglosado por sector y región)
• El número de horas trabajadas por trabajadores cedidos, trimestral (desglosado por sector y región)
• El índice de penetración de trabajadores cedidos
• El número de trabajadores cedidos (desglosado por edad, género y nacionalidad)
• El número de trabajadores en FTE
Usos de los datos
• Herramienta de evaluación comparativa y vigilancia del mercado para las empresas afiliadas
• Datos trimestrales sobre la evolución del mercado
• Herramientas de abogacía y relaciones públicas – Informes
5.3 Swissstaffing – Suiza
Resumen de la obtención de datos
Swissstaffing emplea una amplia gama de métodos para recopilar datos sobre la industria y las características de los trabajadores. Para seguir la tendencia del mercado en Suiza, han creado el Swiss Staffingindex, que hace seguimiento mensual a las horas trabajadas por los trabajadores cedidos. El Índice se basa en las cinco empresas más grandes y 200 SME. De ese modo se obtiene una representatividad relativamente alta de los datos, que suman en torno al 40% de todo el mercado.
Varios proveedores externos de obtención de datos y proveedores de software para agencias de trabajo temporal colaboran en la iniciativa para crear este Índice. El proceso es automático y las cifras agregadas de horas trabajadas se ajustan en función del número de días laborables.
Además de la obtención de datos empresariales para la creación de indicadores empresariales, Swissstaffing también contrata a una empresa profesional de encuestas, especializada en investigación social y de mercado, para realizar encuestas entre los trabajadores de agencias de las empresas miembro, así como de empresas usuarias y no usuarias. Los datos obtenidos por estas encuestas ofrecen potentes herramientas de relaciones públicas que se emplean para interactuar con actores políticos.
En general, Swissstaffing reúne y recopila datos sobre:
• Ingresos totales por ventas
• Número de horas trabajadas por trabajadores de agencias
• Número de trabajadores de agencias y número de trabajadores en FTE (desglosado por sector)
• Número de agencias de trabajo temporal
• Información no vinculante sobre los trabajadores de las agencias (como motivación y transiciones)
Usos de los datos
• Swiss Staffingindex – evolución mensual y trimestral del mercado
• Evaluación comparativa de las empresas miembro
• Herramientas de relaciones públicas y de abogacía – White Papers
5.4 American Staffing Association (ASA) – Estados Unidos
Resumen de la obtención de datos
ASA ha desarrollado varias herramientas para recopilar estadísticas de la industria procedentes de sus miembros y de los trabajadores de las agencias. Encuestan a todos los miembros a través de la herramienta externa «Dynamic Benchmarking». La herramienta de encuesta se creó específicamente para las necesidades de ASA y permite a los miembros entrar a un sitio web seguro de la asociación para agregar sus cifras de ventas, gastos, beneficios y métricas de rendimiento del personal. A cambio, los miembros participantes reciben gratuitamente un informe comparativo de alto valor para evaluar su propio rendimiento en comparación con el mercado. El Índice de contratación de ASA (Staffing Index) sigue las tendencias semanales de la industria y se basa en una de las encuestas realizadas a los miembros de ASA. Esta es la plantilla del cuestionario que se envía semanalmente a los miembros. El Índice incluye un panel estratificado de pequeñas, medianas y grandes empresas, y los cambios en el empleo se ponderan por tamaño de empresa para aumentar la representatividad. Luego, ASA publica tres métricas en su sitio web: el valor del índice —que refleja el cambio desde el inicio del índice—, los cambios semanales y los cambios interanuales. Las estimaciones trimestrales y anuales del total de la industria se obtienen a través de la Encuesta de Empleo y Ventas de Personal de ASA, que incluye alrededor de 10.000 empresas y está gestionada por un tercero que sólo comunica cifras agregadas a ASA.
Indicadores:
• Ingresos totales por ventas
• Número de trabajadores de agencia/número de trabajadores en FTE
• Salarios de los trabajadores de agencia
• Información no vinculante sobre los trabajadores de agencia (como motivación o satisfacción)
Usos de los datos
• ASA Staffing Index – Benchmarking for members
• ASA Temporary Help Wage Tool – employment and wage estimates
• Annual statistics on workers and companies
ANEXO
1) Definiciones de los indicadores relevantes de la industria
• Colocaciones: El número de individuos colocados en un empleo a través de una agencia de empleo privada durante un periodo de tiempo especificado.
• Horas trabajadas: El número combinado de horas trabajadas por individuos en asignaciones durante un periodo de tiempo especificado.
• Equivalentes a tiempo completo (FTE): Número total de horas trabajadas por individuos en asignaciones durante un periodo de tiempo especificado dividido por el promedio de horas trabajadas por un empleado con contrato de trabajo indefinido a tiempo completo.
• Tasa de penetración: El número de FTE dividido por la población total empleada en el país.
• Ingresos o volumen por ventas de trabajo de agencia: Total de ingresos combinados de la industria durante un periodo de tiempo especificado.
• Tasa de conversión de temporal a permanente: Porcentaje de empleados temporales que la empresa cliente o usuaria convierte en contratos de empleo indefinido al terminar el contrato temporal.
2) Ejemplo de cuestionario
Informe siempre a los participantes sobre la confidencialidad de los datos (como que sólo se publican cifras agregadas, medidas de seguridad y demás). Explique a los participantes para qué se usan los datos y por qué es necesaria su participación. Incluya las definiciones de términos específicos. Precise la información que busca (cuáles datos o para qué periodo).
Ejemplo
1. ¿Cuáles fueron los ingresos de su empresa en <inserte periodo de tiempo>?
Respuesta: ____#_____ < unidad monetaria >
2. ¿Cuántos trabajadores colocó su empresa en un cliente en <inserte periodo de tiempo>?
Respuesta: ____#_____
4. ¿Cuántos empleados directos contrató su empresa en <inserte periodo de tiempo>?
Respuesta: ____#_____
5. ¿En qué sectores trabajaban los trabajadores colocados en <inserte período de tiempo>? (indique cifras absolutas y porcentajes por sector) <proporcione una lista de sectores (como agricultura, industria manufacturera, servicios, administración, construcción y demás)>.
Respuesta: <sector>____#_____ ____%_____
<sector>____#_____ ____%_____
<sector>____#_____ ____%_____
6. ¿Cuál fue la distribución de trabajadores colocados con respecto a la duración de su contratación en las empresas clientes durante <inserte período de tiempo>? (agregue cifras absolutas y porcentajes por duración) <agregue los intervalos de duración de la contratación (como menos de 1 mes, de 1 a 3 meses, más de 3 meses)>.
Respuesta: <duración>____#_____ ___%______
<duración>____#_____ ___%______
<duración>____#_____ ___%______
7. ¿Cuál fue la distribución de trabajadores colocados con respecto a la duración de su contrato en su empresa durante <inserte período de tiempo>? (agregue números absolutos y porcentajes por duración) <agregue rangos de duración de contrato (como más de 3 meses, de 3 a 6 meses, de 6 a 12 meses, más de 12 meses)>.
Respuesta: <duración>____#_____ ___%______
<duración>____#_____ ___%______
<duración>____#_____ ___%______
8. ¿Cuál fue la distribución de trabajadores colocados por su empresa en cuanto a su edad durante <inserte periodo de tiempo>? (agregue cifras absolutas y porcentajes por tramos) <agregue tramos de edad (como menos de 24 años, de 25 a 30 años, de 31 a 45 años, de 46 a 55 años, más de 55 años)>.
Respuesta: <edad>____#_____ ____%_____
<edad>____#_____ ____%_____
<edad>____#_____ ____%_____
9. ¿Cuál fue la distribución de trabajadores colocados por su empresa en cuanto a su género durante <inserte periodo de tiempo>? (agregue cifras absolutas y porcentajes por género)
Respuesta: Mujer ____#_____ ____%_____
Hombre ____#_____ ____%_____
10. ¿Cuál es el nivel educativo inicial de los trabajadores colocados por su empresa durante <inserte periodo de tiempo>? (agregue números absolutos y porcentajes por nivel educativo) <agregue categorías de nivel educativo (como educación secundaria no completada, educación secundaria completada, educación superior completada)>.
Respuesta: <nivel educativo>_____#____ ___%______
<nivel educativo>_____#____ ___%______
<nivel educativo>_____#____ ___%______
3) Cronograma del proceso de obtención de datos (ejemplo: herramienta semiautomática online)
